Rutiner og procedurer håndbog for NVH

 

Indholdsfortegnelses til Rutiner og procedurer håndbog

 Nordvendsyssels Håndbolddommerklub 

Gruppe 1       Nordvendsyssels Håndbolddommerklub (NVH).

-          Vedtægter for Nordvendsyssels Håndbolddommerklub (NVH).

Gruppe 2       Bestyrelsen                        

-          Forretningsorden for bestyrelsen

-          Sagsbehandling i NVH

Gruppe 3       Formanden

-          Opgaver Formand

Gruppe 4       Næstformand

-          Opgaver Næstformand

Gruppe 5       Kontaktansvarlig

                                            -     Opgaver Kontaktansvarlig

Gruppe 6       Sekretær

-          Opgaver Sekretær

Gruppe 7       Kasserer      

-          Forretningsorden for kassere

Gruppe 8       NVH politik

-          Overfald

-          Alkohol

Gruppe 9       Gaver

-          Jubilæum – Mærkedage

-          Årets dommer

Gruppe 10     Godtgørelser

-          kørsel, Telefonudgifter, Indkøb af materialer, tilskud til nye dommere

Gruppe 11     Folder /Dommere             

-          Folder til nye dommere

-          Dommere i Nordvendsyssels Håndbolddommerklub 

Gruppe 12     Aftaler

-          Forsikringsordning for NVH’s dommere

Gruppe 13     Arrangementer

-          Klubaften

Gr.1.

 

 

---------------------------------vedtægter for NVH -----------------------

 

Indført og gyldig fra dato: 15 Maj 2012

 § 1

KLUBBENS NAVN OG FORMÅL:

Stk. 1:           Klubbens navn er Nordvendsyssels Håndbolddommerklub (NVH). Klubben er stiftet den 26. januar 1982 og har til formål at virke for dommere, der er tilknyttet JHF kreds 1, område 4 & 5

 § 2

Medlemsforhold.

Stk. 1:           Klubben består af dommere, der er tilknyttet det i § 1, stk. 1 nævnte område.

Stk. 2:           Optagelse af medlemmer sker ved henvendelse til bestyrelsen.

Stk. 3:           Hvis et medlem ønsker at ophøre medlemskabet af klubben, skal der rettes henvendelse til bestyrelsen.

Stk. 4:           Kontingent fastsættes af bestyrelsen.

Stk. 5:           Et medlem kan eksluderes, såfremt kontingent, eller anden kontant restance ikke betales rettidigt eller hvis man som dommer og medlem af NVH, optræder på sådan en måde at man skader en kollega eller NVH og det sker i ens virke som dommer, træner, hold official eller tilskuer. Kan denne idømmes en advarsel eller en karantæne. 

 § 3

Organisation.

Stk. 1:           Bestyrelsen består af 5 medlemmer som fordeles på formand, næstformand, sekretær, kasserer og kontaktansvarlig. I forhold til JHF og andre tilsvarende organisationer.

§ 4

Myndighed, ledelse og generalforsamling.

Stk. 1:           Generalforsamlingen er klubbens højeste myndighed.

Stk. 2:           Ordinær generalforsamling afholdes hvert år efter turneringsafslutningen, dog senest inden udgangen af april måned. Generalforsamlingen indkaldes af bestyrelsen med mindst 3 ugers varsel ved skriftlig(kan være pr. e-mail) indkaldelse til alle medlemmer.

Stk. 3:           Lovændringer skal vedtages af 2 på hinanden følgende generalforsamlinger, der afholdes med højst 6 ugers mellemrum.

Stk. 4:           Forslag, der ønskes behandlet ved den ordinære generalforsamling skal fremsendes til formanden senest 2 uger før generalforsamlingen.

Stk. 5:           Ekstraordinær generalforsamling indkaldes, når bestyrelsen finder anledning dertil, eller når mindst halvdelen af medlemmerne, som er stemmeberettiget, fremsender skriftlig begæring, herunder angivelse af dagsorden.

                      Den ekstraordinære generalforsamling skal i så fald afholdes senest 6 uger efter begæringens aflevering.

Stk. 6:           Stemmeret på generalforsamlingen har alle medlemmer, der ikke er i kontingentrestance eller anden kontant restance.

Stk. 7:           Stemmeafgivning kan kun finde sted ved personlig fremmøde.

Stk. 8:           Alle afgørelser på generalforsamlingen træffes ved simpel stemmeflerhed og sker ved håndsoprækning med mindre mindst et stemmeberettiget medlem eller dirigenten kræver skriftlig afstemning.

Stk. 9:           Dagsorden for den ordinære generalforsamling er følgende:

  1. Valg af dirigent.
  2. Valg af sekretær for generalforsamlingen.
  3. Valg af stemmetællere.
  4. Bestyrelsens beretning.
  5. Kassereren fremlægger det reviderede regnskab og redegør for klubbens økonomi.
  6. Behandling af indkomne forslag.
  7. Valg af formand.
  8. I lige år: Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer.

I ulige år: Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer.

                      9.  Valg af 1. og 2. suppleant.

                      10. Valg af 2 bilagskontrollanter.

                      11. Eventuelt.

 § 5

Bestyrelsen.

Stk. 1:           Bestyrelsen består af 5 medlemmer,

Stk.2:            Bestyrelsens 5 medlemmer vælges af generalforsamlingen til følgende poster:

  1. formand
  2. 4 bestyrelsesmedlemmer

Bestyrelsen konstituerer sig selv med følgende poster: Næstformand, Kasserer, kontaktansvarlig og Sekretær.

Stk. 3:           Formanden vælges for et år af gangen, men øvrige medlemmer vælges for 2 år.

Stk. 4:           Såfremt kandidater til en post opnår lige mange stemmer, foretages omvalg til disse. I tilfælde af stemmelighed ved omvalg, sker valget ved lodtrækning.

Stk. 5:           Fragår formanden af bestyrelsen i valgperioden overtages formandsposten af næstformanden, hvis plads overtages af den af generalforsamlingens valgte 1. suppleant. Fragår øvrige medlemmer af bestyrelsen overtages pladsen af den af generalforsamlingen valgte 1. suppleant. Bestyrelsen konstituerer herefter sig selv som i § 5, stk. 2. Efter konstitueringen forbliver medlemmerne af bestyrelsen, i den for de oprindelige valgte bestyrelsesposter valgperioden ud.

 § 6

Bestyrelsens myndighed.

Stk. 1:           Bestyrelsen leder klubben efter disse love, herunder administration og økonomi.

Stk. 2:           Bestyrelsen kan nedsætte udvalg til løsning af særlige opgaver.

Stk. 3:           Bestyrelsen kan foretage eksklusion af medlemmer efter § 2 stk. 5. En eksklusion kan indankes for den førstkommende generalforsamling.

 § 7

 Disse vedtægter vedtaget iht. § 4 stk. 3

                      De træder i kraft efter den 2 vedtagelse som er dateret på dette dokument og erstatter tidligere vedtægter dateret.

Originalen forefindes hos formanden for NVH.          

Flauenskjold den. 15 Maj 2012

                      Formand Danny Nielsen.                                                                                         

Gr.2.

Forretningsorden for bestyrelsen

 

  1. Efter den ordinære generalforsamling hvert år, vedtages en plan for ordinære møder indtil næste ordinære generalforsamling.

 

  1. Dagsorden fremsendes med mindst 1 uges varsel og så vidt muligt også bilag som indgår i sagsbehandlingen på bestyrelsesmødet.

Bestyrelsesmedlemmer kan senest 14 dage før et bestyrelsesmøde anmode formanden om at få emner på dagsorden.

Der kan ved enighed i bestyrelsen tilføjes emner til dagsorden ved mødets start.

 

  1. Formanden indbyder- og træffer aftale med personer uden for bestyrelsens faste deltagere til at redegøre for ”enkelte” sager som findes på dagsorden.

Hvis et bestyrelsesmedlem ønsker personer udenfor bestyrelsen, som deltager i et emne rettes der henvendelse til formanden, som så indkalder personen.

Disse sager bør behandles i starten af bestyrelsesmødet.

 

  1. Formanden leder møderne. I formandens fravær er det næstformanden der leder mødet.

Skriftlige indlæg fra fraværende bestyrelsesmedlemmer kan kopieres / læses op på mødet.

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 3 bestyrelsesmedlemmer er tilstede, heraf enten formanden eller næstformanden.

 

  1. Der udfærdiges et referat som omhandler alle punkter på dagsorden.

Efter hvert punkt læser referatets tekst.

Medlemmer kan i sager af usædvanlig- eller principiel karakter forlange såvel flertallets eller mindretallets synspunkt refereret.

Referatet skal tilsendes bestyrelsens medlemmer inden 7 dage efter mødet.

 

  1. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Skriftlig afstemning skal foretages, når det forlanges.

 

  1. Et bestyrelsesmedlem er inhabilt i spørgsmål mellem klubben og det pågældende bestyrelsesmedlem.

Et bestyrelsesmedlem er endvidere inhabilt i spørgsmål, om aftaler eller spørgsmål medlem lokalafd. Og 3 part hvis bestyrelsesmedlemmet har væsentlige interessere / tilhørsforhold til 3 part.

Bestyrelsesmedlemmet kan ikke deltage i behandlingen af det pågældende spørgsmål. Dog har bestyrelsesmedlemmet ret til at komme med udtalelse til punktet, inden det behandles og bestyrelsesmedlemmet forlader mødet.

 

  1. Alle oplysninger – mundtlige som skriftlige er fortrolige, herunder også dokumenter bestyrelsen modtager.

Ved fortroligt forstås, at oplysningerne alene mundtligt kan viderebringes.

Bestyrelsesmedlemmerne har tavshedspligt med hensyn til, hvad de erfarer i egenskab af bestyrelsesmedlem med mindre det drejer sig om.

-          Frigivne oplysninger

-          Oplysninger i det udsendte referat (offentliggjorte)

-          Oplysninger som er frigivet på bestyrelsesmødet

-          Oplysninger som ikke er mærket fortrolige.

  1. Når et bestyrelsesmedlem forlader bestyrelsen, skal medlemmet tilbagelevere alle fortrolige dokumenter som må være i besiddelse af til formanden. Det gælder også kopier af dokumenter og materialer.

 

  1. Den til enhver tid gældende forretningsorden skal tages op til revision mindst en gang om året, på første bestyrelsesmøde efter det ordinære repræsentantskabsmøde.

 

  1. Der laves efter behov et bilag til forretningsordenen, gældende for de enkelte bestyrelsesmedlemmers opgaver.

 

  1.  

Sagsbehandling i NVH

 

 

 

  1. Indkomne sager forelægges formanden som minimum og sagen tages på næste bestyrelsesmøde.

 

  1. Ved klager eller andet over dommere til NVHs bestyrelse direkte, undersøges sagen.

 

  1. Parterne høres om nødvendigt, gerne med uddybende forklaringer.

 

  1. Sager af principiel karakter eller en sag der skønnes at have eller skulle været indberettet, kan gå videre til Dommerudvalget (DU), men det fritager IKKE dommeren for ansvar!

 

  1. Dommere i NVH er forpligtet til at informere bestyrelsen i NVH om hændelser, som kan være forårsaget af dem selv.

 

  1. Sager af alvorlig karakter må forventes at være indberettet direkte og vil derfor gå til Turneringsledelsen (TU) / Dommerudvalget.

 

 

 

 

                       Ansvarsområde :                                                         Ansvarlig :  

 

 

                        Rutiner og procedurer håndbog                                       Sekretær & kasserer 

 

                        Folder til nye dommere                                                      Kasserer &Sekretær

 

                      Aspirant kurser – hilse på nye dommere                                            Bestyrelsen

                       

Nye dommere emner                                                     Bestyrelsen

 

                      Nye vejledere                                                                                      Bestyrelsen   

 

                        Målsætning/visioner for dommere i NVH                                        Kontaktansvarlig & bestyrelsen

 

                      Arrangementer/klub aftener                                         Næstformand

 

Indkaldelse til bestyrelses møder                                       Kasserer eller Formand

 

Samarb. Med DU/dommerklubber / fælles møder        Formand

 

Årets dommer udvalg 

Dette laves som en kombination af input udefra samt

et bestemmende udvalg bestående af                                   Bestyrelsen

 

Sponsorarbejde                                                                   Kontaktansvarlig & best.medlem

 

Økonomisk ansvarlig                                                          kasserer   

                     

                        Køb af tøj til nye / gamle dommere                                   Formand & kasserer

 

                        Ansvar for brugt tøj (til nye dommere)                            Næstformand

 

                        Ved overfald af dommere NVH kontakt til klub             Formand & næstformand

 

                        Ansvarlig for emner til op / ned rykning                          Formand & Kontaktansvarlig

 

Opgaverne er som ovennævnte, så frem andet ikke er aftalt i bestyrelsen

Gr.3.

Formanden

1.      Ansvarlig for indkaldelse til bestyrelses møder i samarbejde med sekretær med minimum 7 dages varsel.

 

  1. Ansvarlig for indkaldes til Ordinær generalforsamling i samarbejde med sekretær.

 

  1. Ansvarlig for Samarbejdet med DU / øvrige dommerklubber / fælles møder.

 

  1. Ansvarlig for Årets dommer udvalg og i samarbejde med bestyrelsen at vælge Årets dommer, dette foregår med input udefra NVH’s dommere.

 

  1. Køb af tøj til nye / gamle dommere i samarbejde med kasserer.

 

  1. Ansvarlig repræsentant for NVH vedrørende overfald/klager af dommere til klubberne.

 

  1. Deltager i udvalg vedrørende op / nedrykning af dommere i samarbejde med kontaktansvarlig samt næstformand og mening medlem. Udvalget indstiller til den samlet bestyrelses som så træffer den endelige afgørelse.

 

  1. Ansvarlig for distribuere af referat fra dommerudvalget til bestyrelsens medlemmer.
  2. Ansvarlig for løbende opdatering af NVH hjemmeside.

 

   Gr.4.

Næstformand

 

  1. Ansvarlig for alt praktisk arbejde i forbindelses med arrangementer og klubaftner i samarbejde med bestyrelsen.

  2. Ansvarlig for indsamling / udlevering af brugt tøj til nye dommere.

  3. At lede møder i Nordvendsyssels Håndbolddommerklub ved formandens fravær.

  4. Repræsentant for NVH vedrørende overfald / klager af dommere til klubberne.

 

Gr.5.

Kontaktansvarlig.

 

  1. Ansvarlig for Samarbejdet med kredsens kamppåsætter.
  2. Medlem i Årets dommer udvalg hvor der i samarbejde med formand og kasserer vælges Årets dommer, dette foregår med input udefra NVH’s dommere.
  3. Deltager i udvalg vedrørende op / nedrykning af dommere i samarbejde med formanden, næstformanden og menigmedlem. Udvalget indstiller til den samlet bestyrelses som så træffer den endelige afgørelse.
  4. Ansvarlig for at finde nye vejledere
  1. Repræsentant for NVH til aspirant kurser – hilse på nye dommere.
  1. Ansvarlig for NVH sponsorarbejde ved at nedsætte et udvalg til at varetage de praktiske opgaver i samarbejde Bestyrelse medlem.

 

 

 Gr.6.

Sekretær

 

  1. I samarbejde med formand at stå for udsendelse af indkaldelse til bestyrelses møder med minimum 7 dage varsel.
  2. I samarbejde med formand at stå for udsendelser af indkaldelse til ordinær generalforsamling.
  3. Skrive referat ved bestyrelsesmøder og fællesmøder med de øvrige dommerklubber. Referat skal udsendes indenfor 7 dage efter de afholdte møder
  4. Ansvarlig for folder til nye dommere, som sætter på hjemmesiden/opdatering af denne i samarbejde med kasseren.
  5. Ansvarlig for rutiner og procedurer/opdatering af denne i samarbejde med bestyrelsen




Gr.7.

Kasserer

 

  1. Ansvarlig for regnskab hjemført forretningsorden for kasserer.

 

  1. Ansvarlig for folder til nye dommere / opdatering af denne i samarbejde med sekretæren.
  2. Økonomiske ansvarlig for sponsorudvalget i samarbejde med formanden og det nedsatte udvalg
  3. Medlem i Årets dommer udvalg hvor der i samarbejde med bestyrelsen vælge Årets dommer, dette foregår med input udefra NVH’s dommere.



     Forretningsorden for kasserer

 

  1. Der anvendes netbank til alle udbetalinger efter bilag evt. via mail

  2. Til alle bestyrelsesmøder fremlægges:              status på økonomien

  3. Regnskabsåret går fra d. 1. April til d. 31. Marts.

  4. Afslutning af regnskabet + revisionspåtegning skal indeholde:
    Bilag
    Kontoudskrifter.
    Status og drift fra regnskabsprogram

  5. Til den ordinære generalforsamling skal der fremlægges detaljeret regnskab.

  6. Alle kasserer i NVH. skal i fremtiden tilbydes et kasserer-kursus.

  7. Dommergebyr er på kr. 250,00 som opkræves hos dommeren direkte. Betalings frist er 14 dage, derefter sendes påmindelse, og efter yderligere 14 dage pålægges 50 kr. i rykker gebyr pr. udsendt rykker.

  8. Fører kontrol med udbetaling af skattefrie omkostningsgodtgørelser, efter de fastsatte takster fra bestyrelsen.

Skema samt original bilag eller mails skal gemmes i kassebogen.


Gr.8.

NVH politik

 Overfald på dommer

 

  1. Der bør som det første bringes ro og orden på stedet.

  2. Vurder sammen med makker om der evt. skal ske politianmeldelse af vedkommende.

  3. Vurder om du / I og stemningen gør at kampen kan dømmes videre.

  4. Husk at indberetningen skal skrives meget præcis, både for dommer og spillers skyld.

  5. Der bør altid tages kontakt til NVH´s formand eller næstformand som kan hjælpe.

  6. NVH´s vedtagne procedure iværksættes.

 

 Alkohol politik

 

  1. At du ikke nyder alkohol, stoffer eller tilsvarende inden en kamp du skal dømme.

  2. Du møder frisk og sober op til kampen. (Alkoholindtagelse dagen før)

  3. At du ikke nyder alkohol i cafeteriet efter en kamp iført dommer beklædning. (klæd om først)

  4. Husk Dig og din makker har ansvaret for dommerens rygte / seriøsitet. (en dommer = alle ?)

 

Har du problemer med alkohol eller har din Makker så tag kontakt til NVH´s formand eller næstformand. Så hjælper du alle dommerne og dig selv / makker.  

 

Gr.9.

Gaver

 

Gave regulativ gældende pr.: 16/5 2018

Bryllup samt sølv og guld bryllupsgave      (300 kr.)
Den pågældende dommer skal selv gøre kasseren opmærksom på dette, ellers frafaldes dette.

Der gives et gavekort på kr. 750,00 til Årets dommer, samt vandre pokal.

Vin gave til Dirigenten ved generalforsamling (2 flasker vin)

Gave til afgående bestyrelsesmedlemmer   (vin 250 kr.)

Årets dommer

Titlen »Årets Dommer« kan tildeles et af dommerklubbens medlemmer, som i årets løb har ydet en stor og usædvanlig indsats for dommerklubben og/eller for et årelangt, uegennyttigt og fortjenstfuldt arbejde indenfor dommergerningen, bedømmerordningen eller dommeruddannelsen.

 

Årets dommer udvalg består af formanden i samarbejde med bestyrelsen som vælger Årets dommer, dette foregår med input fra NVH’s dommere.

Kåringen vil blive tildelt Årets dommer på den ordinære generalforsamling af Formanden.

Indehavere af titlen som Årets dommer:

-          1987 Rasmus Andersen

-          1988 Mogens Thomsen

-          1989 Mogens Lundholm

-          1990 Arne Houmann

-          1991 Karsten Christensen

-          1992 John Borch

-          1993 Bruno Frandsen

-          1994 Kurt Steen Jensen

-          1995 Bremer Ovesen

-          1996 Lars Hansen

-          1997 Bo de Neergaard

-          1998 Henning Olesen

-          1999 Torben Rafn

-          2000 Henning Pedersen

-          2001 Richardt Larsen

-          2002 Henrik Bak

-          2003 Per Christensen

-          2004 Jørn Nielsen

-          2005 Kurt Thomsen

-          2006 Mike Daarbak

-          2007 Jens Ø Echardt

-          2008 John Nepper

-          2009 Knud Andersen

-          2010 Pernille Skoust

-          2011 Kurt Steen

-          2012 John Laursen

-          2013 Mogens Thomsen

-          2014 Kurt S Thomsen

-          2015 Arne Møller

-          2016 Danny Rosenkilde Nielsen

-          2017 Per Christensen

-          2018 Daniel Nørgaard Jakobsen


 

Gr.10.


Godtgørelser

 

  1. Kørsels for NVH til : Fællesmøde mellem dommerklubberne

                                                    DU møde

                                                    Aspirant kursus (hilse på nye dommere)

                                                    Sponsor arbejde

                                                    Bestyrelsesmøde i NVH

godtgøres med statens højeste takst for denne person som lægger bil til og denne takst er gældende inden for kreds 1, hvorefter den ændres til statens lille takst for resten af kørslen.

2. Godtgørelse i forbindelse med bestyrelsesmøder, udgør 250,- til forplejning

3. Nye dommere kan købe dommertøj til kr. 550,00 i det omfang at det er på lager.
Dommer tøjet består af.: 2 stk. skjorte – 1 par bukser – 1 stk. træningsdragt

Tøjet skal bestilles igennem Formanden eller Kassereren
Gældende for pkt. 1 til 3 skal der udfyldes bilag.

 


Gr.11.

Folder /Dommere

 1.              Findes på hjemmesiden.



Gr.12.

Aftaler

Idrættens forsikringer

De store landsdækkende idrætsorganisationer har indgået en fælles forsikringsaftale med Tryg Danmark, som dækker en række forhold for foreningernes frivillige trænere, ledere og andre, der udfører et aftalt arbejde for foreningen.

Læs mere om aftalen på www.idraettensforsikringer.dk

Ret eventuelt jeres spørgsmål til Formanden eller direkte kreds 1 kontor.

Gr.13.

Arrangementer

 

  1. Forslag sendes til bestyrelsen.
  2. Hvis der er opbakning for det afholdes der klubaften en gang pr. sæson.

Revideret d.16/5 2018